為什么工單如此重要？如何應(yīng)用工單數(shù)據(jù)？
工單管理的核心是什么，如何做好工單管理？
在當今世界，數(shù)據(jù)就是一切，使用正確的工單管理軟件，您可以隨時隨地集中、標準化、組織、共享、保護和利用您的數(shù)據(jù)。使用正確的工單軟件，您可以利用數(shù)據(jù)簡化工作。
幫助您集中和標準化數(shù)據(jù)
如果你還沒有工單軟件，你的數(shù)據(jù)很可能只是到處漂浮，很難找到，很難合并。以維護手冊為例，剛開始使用的時候，因數(shù)據(jù)量少，他們會整齊地放在維修部的辦公室。但隨著時間的推移，很多維保數(shù)據(jù)會丟失。
即使你辛苦的去統(tǒng)計所有工單的數(shù)據(jù)，但在excel中，很難將不同維度的數(shù)據(jù)放在一起分析。而在工單軟件中，它可以幫助您將所有數(shù)據(jù)集中在一起，安全地進行備份和保護。而且由于所有內(nèi)容都是數(shù)字的，并且都在同一軟件中，因此您可以用各種方式合并數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)整理
一旦您的數(shù)據(jù)安全地進行了集中化和標準化，就可以開始對其進行整理。
1）明確哪些用戶可添加哪些數(shù)據(jù)
根據(jù)您的行業(yè)不同，可能會有來自不同渠道的工作申請。校園中的維護部門可以有來自學生、教師和管理人員的請求。在一個制造工廠，它可能來自于生產(chǎn)操作機器的人。不管它們來自哪里，我們都需要對它們進行分類，決定接受哪些，拒絕哪些。如果沒有工單軟件，這些需求可能會通過電話、郵件的附件或容易放錯位置的紙質(zhì)文檔提交。使用工單管理軟件，所有的請求都以設(shè)定好的樣式出現(xiàn)，使您能夠輕松地對它們進行分類，并決定接受哪些請求，拒絕哪些。
2）確定將哪些數(shù)據(jù)添加到工單
決定批準哪些工作票后，工單軟件使您可以構(gòu)建數(shù)據(jù)打包的工單，其中包括：
1）數(shù)字原理圖和交互式地圖
2）相關(guān)零件和材料
3）數(shù)字維護手冊
4）分步說明
5）可定制的清單以確保最佳實踐
6）可以從任何臺式機或移動設(shè)備訪問技術(shù)人員有效完成工單所需的一切。無需再跑回辦公室詢問問題或仔細檢查了。
數(shù)據(jù)共享
“共享”一詞在這里具有特定含義。在使用工單管理系統(tǒng)之前，我們看到的數(shù)據(jù)并非實時更新的，會導(dǎo)致信息不一致。使用管理軟件之后，每個人查看相同的數(shù)據(jù)。因為數(shù)據(jù)庫中只有一個副本。如果有人更改了數(shù)據(jù)，則將在工單管理軟件中實時更新數(shù)據(jù)。例如，如果工單完成，每個人都可以看到最新狀態(tài)。沒有人會根據(jù)過時的數(shù)據(jù)做出錯誤的決定。
工作訂單軟件的共享還有一個特性，那就是你可以控制不同的人看到什么。因此，部門主管能夠看到每一條數(shù)據(jù)，經(jīng)驗豐富的技術(shù)人員可能看到開放的工作指令，而初級技術(shù)人員可能只能看到專門分配給他們的工作指令。工單軟件幫助您真正共享數(shù)據(jù)，同時也確保你不會過度分享。
數(shù)據(jù)保護
有兩種方法可以查看保護的概念，這兩種方法都很重要。
1）保護數(shù)據(jù)免受意外丟失
現(xiàn)代的工單管理軟件都是基于云的，這意味著提供商會在后臺為您完成所有技術(shù)上的繁重工作。他們完成所有數(shù)據(jù)備份以及軟件的修補和升級。由于內(nèi)置了備份，因此您不必擔心丟失數(shù)據(jù)。并且由于內(nèi)置的安全性，您不必擔心未經(jīng)授權(quán)的訪問。
2）保護數(shù)據(jù)以防最終丟失
在傳統(tǒng)的基于紙張和電子表格的系統(tǒng)中，許多最重要的數(shù)據(jù)沒有記錄下來。技術(shù)人員掌握的知識都是來之不易，基于過往經(jīng)驗的。沒有工單軟件，每一個技術(shù)人員的流失都是一場小小的災(zāi)難，因為這些信息會丟失。
應(yīng)用工單軟件，經(jīng)驗豐富的技術(shù)人員編寫預(yù)防性維護計劃的工單，該數(shù)據(jù)將永遠存在。
數(shù)據(jù)利用
既然您將所有數(shù)據(jù)放在一個位置，可以對其進行添加和訪問，并且已經(jīng)對其進行了備份和保護，那么您就可以開始真正地為您使用它了。
好的工單管理軟件會自動生成報告，使您可以跟蹤關(guān)鍵的KPI。例如，您可以看到：
- 哪些機器的維保費用最高
- 哪些技術(shù)員每月完成的工單最多
- 零備件都用到哪里去了
您還可以使用這些數(shù)據(jù)來設(shè)置新的預(yù)防性維護程序或微調(diào)現(xiàn)有計劃。通過查看與資產(chǎn)關(guān)聯(lián)的所有工單，您可以確定所需的PM類型以及所需的頻率。
進一步建議
您可以開始聯(lián)系提供商，了解CMMS軟件如何應(yīng)用及演示。選擇適應(yīng)自身管理需求，且擁有良好用戶體驗的管理系統(tǒng)。
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